議事録を効率よく取るためのコツと実践方法

はじめに

議事録は、会議の内容を正確に記録し、後で参照できるようにするための重要なツールです。会議の参加者全員が同じ情報を共有し、意思決定の過程や結果を明確にするために欠かせません。しかし、議事録を効率よく取ることは簡単ではありません。特に、会議中に話が飛び交う中で重要なポイントを逃さずに記録するのは、初心者にとって大きな挑戦です。
この記事では、議事録を効率よく取るためのコツと実践方法について詳しく解説します。事前準備からメモの取り方、議事録の整理方法まで、具体的なテクニックを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

議事録の重要性

議事録の役割とは？

議事録の役割は、会議で話し合われた内容や決定事項を正確に記録し、後で参照できるようにすることです。これにより、会議に参加できなかった人も含めて、全員が同じ情報を共有できます。また、議事録は意思決定の過程を明確にし、後で確認する際の証拠としても機能します。例えば、あるプロジェクトの進行状況や次のステップを確認する際に、議事録があればスムーズに情報を共有できます。

議事録の目的

議事録の目的は、会議の内容を正確に記録し、後で参照できるようにすることです。これにより、会議に参加できなかった人も含めて、全員が同じ情報を共有できます。また、議事録は意思決定の過程を明確にし、後で確認する際の証拠としても機能します。例えば、あるプロジェクトの進行状況や次のステップを確認する際に、議事録があればスムーズに情報を共有できます。

決定事項の共有

議事録の最も重要な目的の一つは、会議で決定された事項を全員に共有することです。これにより、会議に参加できなかった人も含めて、全員が同じ情報を持つことができます。例えば、新しいプロジェクトの開始日や担当者の決定など、重要な情報を迅速に共有することで、業務のスムーズな進行が期待できます。

経緯の記録

議事録は、会議での議論の経緯を記録する役割も果たします。これにより、後で確認する際に、どのような議論が行われ、どのような理由で決定が下されたのかを明確にすることができます。例えば、ある提案が採用された理由や、反対意見がどのように考慮されたかを記録しておくことで、後でのトラブルを防ぐことができます。

再現性のある情報提供

議事録は、会議の内容を再現性のある形で提供することも目的としています。これにより、会議に参加できなかった人も、会議の内容を正確に把握することができます。例えば、会議での発言や決定事項を詳細に記録しておくことで、後で確認する際に、会議の内容を正確に再現することができます。

効率的なメモの取り方

議事録を効率よく取るためには、メモの取り方が非常に重要です。ここでは、事前準備からメモの基本テクニック、そしてメモが難しい場合の対策について詳しく解説します。

事前準備の重要性

会議内容の事前確認

会議の内容を事前に確認しておくことは、効率的なメモを取るための第一歩です。会議の目的やゴール、議論の内容を事前に把握することで、会議中に何をメモすべきかが明確になります。例えば、アジェンダが提供されている場合は必ず目を通し、専門用語や重要なポイントを事前に調べておくと良いでしょう。これにより、会議中に話の流れをスムーズに理解でき、重要な情報を逃さずにメモすることができます。

ポイントの把握

会議の内容を確認したら、次に重要なポイントを把握しておきましょう。例えば、会議の目的が新しいプロジェクトの開始であれば、プロジェクトの開始日、担当者、予算などの具体的な情報をメモすることが重要です。また、議論の中で出てくるキーワードやフレーズを事前にリストアップしておくと、会議中にそれらの情報を素早くキャッチしやすくなります。

メモの基本テクニック

全てをメモしない

会議中の全ての発言をメモしようとすると、重要なポイントを逃してしまう可能性があります。重要な情報に集中し、全てをメモしようとしないことが大切です。例えば、決定事項や次のステップ、重要な意見などに焦点を当ててメモを取ると良いでしょう。

日時や数値の確実な記録

日時や数値などの具体的な情報は、後で確認する際に非常に重要です。例えば、プロジェクトの開始日や予算、参加者の人数などは確実にメモしておきましょう。これにより、後で情報を確認する際にミスを防ぐことができます。

略語・記号の活用

メモを効率よく取るためには、略語や記号を活用することが有効です。例えば、「決定事項」は「決」、「重要」は「★」など、自分が理解できる略語や記号を使うことで、メモのスピードを上げることができます。また、会議中に頻繁に出てくるキーワードやフレーズも略語でメモすると良いでしょう。

聞き取れない部分もメモ

会議中に聞き取れない部分があった場合でも、その部分をメモしておくことが重要です。例えば、「音声が聞き取れなかった」や「詳細不明」などとメモしておくことで、後で確認する際にその部分を見逃さずに済みます。会議が終わった後に、聞き取れなかった部分を他の参加者に確認することも忘れずに行いましょう。

重要項目の意識

会議中に重要な項目を意識してメモを取ることも大切です。例えば、決定事項や次のステップ、重要な意見などをメモする際には、特に注意を払って記録しましょう。これにより、後で議事録を作成する際に重要な情報を見逃さずに済みます。

メモが難しい場合の対策

録音ツールの活用

会議中にメモを取るのが難しい場合は、録音ツールを活用することをおすすめします。ICレコーダーやボイスメモアプリを使って会議の音声を録音しておけば、後で聞き返して重要な情報を確認することができます。ただし、録音する際には参加者全員に録音する旨を事前に伝え、了承を得ることがマナーです。

議事録作成ツールの利用

最近では、AIを活用した議事録作成ツールも多く登場しています。これらのツールは、会議の音声を自動で文字起こししてくれるため、メモを取る手間を大幅に減らすことができます。例えば、AIGIJIROKUなどのツールは、高い音声認識精度を誇り、リアルタイムで文字起こしを行うことができます。これにより、会議中に要点だけをメモすることができ、議事録作成の負担を軽減することができます。

議事録の整理と文章の書き方

議事録を効率よく取るためには、メモを取るだけでなく、その後の整理と文章の書き方も重要です。ここでは、理想的な議事録の構成や情報整理の方法、情報のまとめ方について詳しく解説します。

理想的な議事録の構成

主語述語の明記

議事録を作成する際には、主語と述語を明確にすることが重要です。会議中の発言はしばしば主語や述語が省略されることが多いため、議事録に記載する際にはそれらを補完して、誰が何を言ったのかを明確にしましょう。例えば、「それで行こう」という発言を「プロジェクトAを進めることに決定」と具体的に記載することで、後で読み返した際に意味が分かりやすくなります。

発言者の明示

特に社外の人が参加する会議では、誰が発言したのかを明示することが重要です。発言者の名前や役職を記載することで、発言の背景や意図がより明確になります。例えば、「佐藤部長が提案した新しいマーケティング戦略」などと記載することで、発言の信頼性や重要性が伝わりやすくなります。

定量的な情報の記載

会議中に出てくる日時や数値などの定量的な情報は、必ず記載するようにしましょう。具体的な数字を記載することで、後で確認する際に情報が正確に伝わります。例えば、「プロジェクトの開始日は2023年4月1日」と具体的に記載することで、誤解を防ぐことができます。

無駄な情報の省略

議事録には、会議の全ての発言を記載する必要はありません。挨拶や雑談などの無駄な情報は省略し、重要な情報だけを記載するようにしましょう。これにより、議事録が読みやすくなり、重要な情報が埋もれずに済みます。

情報整理の方法

時系列で整理

議事録を時系列で整理することで、会議の流れや経緯が分かりやすくなります。例えば、会議の開始から終了までの発言を時系列に並べることで、どのような議論が行われ、どのような決定が下されたのかを明確にすることができます。

「空・雨・傘」フレームワーク

「空・雨・傘」フレームワークは、事実、事実の解釈、判断の順に情報を整理する方法です。例えば、「空を見上げると曇り空である（事実）」「雨が降りそうだと気付く（事実の解釈）」「傘を持って出かけた方がよいだろう（判断）」という流れで情報を整理することで、議事録が分かりやすくなります。

図解の活用

情報を整理する際には、図解を活用することも有効です。例えば、ロジックツリーやフローチャートを使って情報を視覚的に整理することで、複雑な情報も分かりやすくなります。特に、複数の問題点や解決策がある場合には、図解を使って整理することで、議事録がより理解しやすくなります。

情報のまとめ方

PREP法

PREP法は、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（まとめ）の順に情報をまとめる方法です。例えば、「新しいマーケティング戦略を採用する（結論）」「市場調査の結果、需要が高いことが分かった（理由）」「具体的には、SNS広告を強化する（具体例）」「これにより、売上の増加が期待できる（まとめ）」という流れで情報をまとめることで、議事録が分かりやすくなります。

5W1H

5W1Hは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）の順に情報を整理する方法です。例えば、「プロジェクトの開始日は2023年4月1日（When）」「本社で（Where）」「佐藤部長が（Who）」「新しいマーケティング戦略を提案した（What）」「市場調査の結果、需要が高いことが分かったため（Why）」「SNS広告を強化する（How）」という流れで情報を整理することで、議事録が分かりやすくなります。
以上の方法を活用することで、効率的なメモの取り方と議事録の整理・文章の書き方をマスターし、質の高い議事録を作成することができます。

議事録作成時の注意点

議事録を作成する際には、いくつかの重要なポイントを押さえておくことが必要です。これにより、議事録が読みやすく、正確で、後から参照しやすいものになります。以下に、議事録作成時の注意点を詳しく解説します。

フォーマットの活用

議事録を作成する際には、統一されたフォーマットを使用することが非常に重要です。フォーマットを活用することで、情報の抜け漏れを防ぎ、読み手にとって分かりやすい議事録を作成することができます。例えば、以下のような項目を含むフォーマットを用意すると良いでしょう。

会議名
日時
場所
出席者
議題
議論内容
決定事項
次回会議の予定

このようなフォーマットを使用することで、毎回同じ形式で議事録を作成でき、読み手も内容を把握しやすくなります。また、フォーマットがない場合でも、インターネット上で無料のテンプレートをダウンロードして活用することができます。

情報の取捨選択

議事録には、全ての発言を記載する必要はありません。重要な情報を選び出し、不要な情報は省略することが大切です。例えば、挨拶や雑談などの無駄な情報は省き、決定事項や次のステップ、重要な意見などに焦点を当てて記載しましょう。これにより、議事録が読みやすくなり、重要な情報が埋もれずに済みます。

結論の明確化

議事録を作成する際には、結論を明確に記載することが重要です。結論が曖昧だと、後で確認する際に混乱を招く可能性があります。例えば、「プロジェクトAを進めることに決定」と具体的に記載することで、誰が読んでも理解しやすくなります。また、結論を先に記載し、その後に経緯や理由を説明することで、読み手にとって分かりやすい議事録を作成することができます。

敬称の確認

議事録を作成する際には、敬称の使用にも注意が必要です。特に社外の人が参加する会議では、敬称を適切に使用することが求められます。例えば、「佐藤部長」や「田中様」など、役職や敬称を正確に記載しましょう。ただし、敬称を省略する場合は、冒頭に「（敬称略）」と明記しておくことが重要です。また、会社や部署ごとにルールが異なる場合があるため、不安な場合は上司に確認することをおすすめします。

迅速な共有

議事録は、会議終了後できるだけ早く共有することが求められます。一般的には、会議終了後24時間以内に議事録を作成し、関係者に共有することが推奨されます。これにより、会議の内容が新鮮なうちに情報を共有でき、業務のスピードを落とさずに済みます。また、事前に書ける項目は会議前に埋めておくことで、会議終了後の作業を効率化することができます。

良い議事録と悪い議事録の事例

議事録には、良い議事録と悪い議事録があります。ここでは、それぞれの特徴について詳しく解説します。

良い議事録の特徴：明瞭性や結論の明確化、意思決定の経緯の明示

良い議事録は、内容が明瞭で誰が読んでも分かるように書かれています。例えば、専門用語や略語を使わず、シンプルな表現を心掛けることが重要です。また、箇条書きを活用することで、情報を整理しやすくなります。

また、結論を先に記載し、その後に経緯や理由を説明することで、読み手にとって分かりやすい議事録を作成することができます。例えば、「プロジェクトAを進めることに決定」と具体的に記載することで、誰が読んでも理解しやすくなります。

さらに、誰が何を発言し、どのような理由で決定が下されたのかを具体的に記載することで、後で確認する際に役立ちます。例えば、「佐藤部長が提案した新しいマーケティング戦略が採用された理由は、市場調査の結果、需要が高いことが分かったため」と記載することで、意思決定の背景が分かりやすくなります。

悪い議事録の特徴：情報整理の欠如や論点の不明確さ、主語の欠如

悪い議事録は、情報が整理されておらず、読み手にとって分かりにくいものです。例えば、全ての発言をそのまま記載してしまうと、重要な情報が埋もれてしまいます。情報を整理し、重要なポイントに焦点を当てて記載することが大切です。

また、論点が不明確で、何が重要なのかが分かりにくいもの。結論が曖昧であったり、経緯が不明確であったりすると、後で確認する際に混乱を招く可能性があります。結論を明確に記載し、経緯や理由を具体的に説明することが重要です。

さらに主語が欠如しており、誰が何を言ったのかが分かりにくいもの。「それで行こう」という発言をそのまま記載してしまうと、後で読み返した際に意味が分かりません。主語と述語を明確にし、誰が何を言ったのかを具体的に記載することが重要です。

以上のポイントを押さえることで、質の高い議事録を作成することができます。議事録は、会議の内容を正確に記録し、後で参照できるようにするための重要なツールです。効率的なメモの取り方と議事録の整理・文章の書き方をマスターし、良い議事録を作成することを目指しましょう。

議事録の必須項目とサンプル

議事録を作成する際には、いくつかの必須項目を押さえておくことが重要です。これにより、会議の内容が正確に記録され、後で参照する際に役立ちます。以下に、議事録の必須項目と簡単なサンプルを紹介します。

必須項目のまとめ

議事録には、以下の項目を必ず含めるようにしましょう。

会議名: 会議の正式な名称を記載します。
日時: 会議が行われた日付と時間を明記します。
場所: 会議が開催された場所を記載します。オンライン会議の場合は「オンライン」と記載します。
参加者: 会議に参加した全員の名前と役職を記載します。社外の参加者がいる場合は、会社名も記載します。
議題: 会議で話し合われた議題をリストアップします。
議論内容: 各議題についての議論内容を詳細に記載します。
決定事項: 会議で決定された事項を明確に記載します。
アクションプラン: 誰が何をいつまでに実行するのかを具体的に記載します。
ペンディング事項: 保留となった事項や次回の会議で再度議論する事項を記載します。
次回会議の予定: 次回の会議の日時と場所を記載します。

おわりに

議事録の作成は、会議の内容を正確に記録し、後で参照できるようにするための重要な作業です。この記事では、議事録を効率よく取るためのコツと実践方法について詳しく解説しました。事前準備からメモの取り方、議事録の整理方法まで、具体的なテクニックを紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？
議事録を効率よく取るためには、まず会議の内容を事前に確認し、重要なポイントを把握しておくことが大切です。会議中には、全てをメモしようとせず、重要な情報に集中することが求められます。また、略語や記号を活用することで、メモのスピードを上げることができます。聞き取れない部分があった場合でも、その部分をメモしておくことで、後で確認する際に役立ちます。
議事録の整理と文章の書き方についても、主語述語の明記や発言者の明示、定量的な情報の記載など、いくつかのポイントを押さえることで、質の高い議事録を作成することができます。情報を時系列で整理したり、「空・雨・傘」フレームワークや図解を活用することで、議事録が分かりやすくなります。
さらに、議事録作成時の注意点として、フォーマットの活用や情報の取捨選択、結論の明確化、敬称の確認、迅速な共有が挙げられます。これらのポイントを押さえることで、読みやすく、正確で、後から参照しやすい議事録を作成することができます。
議事録は、会議の内容を正確に記録し、後で参照できるようにするための重要なツールです。効率的なメモの取り方と議事録の整理・文章の書き方をマスターし、質の高い議事録を作成することを目指しましょう。議事録作成のスキルは、経験を重ねることで確実に向上しますので、日々の会議で積極的に取り組んでください。