はじめに
会議が終わっても「結局、何が決まったの？」とならないために議事録はあります。本記事は目的から必須項目、メモ術、文章化のフレーム、テンプレート、NG例、チェックリスト、便利ツールまで、現場でそのまま使える形でまとめました。読み終える頃には、速く・抜け漏れなく・誰もが理解できる議事録を作るための手順とコツが身につきます。まずは「結論とアクションを先に書く」ことを意識してみてください！
議事録の基礎知識
議事録とは何か
議事録は、会議で話された内容、決定されたこと、そして今後のアクションを第三者が読んでも同じ理解に至れるように整理した記録です。口頭での食い違いや忘れを防ぎ、プロジェクトの進行や意思決定のトレースを容易にします。社内の運用資料としてだけでなく、クライアント報告や対外的な証跡にも使われることがあります。
何のために作成するのか
目的ごとに議事録が担う役割は明確です。以下の表は代表的な狙いと、議事録で担保すべき要素を示します。単に会話を残すだけでなく、誰が何をいつまでに行うかが分かることが最優先です。
| 目的 | ねらい | 議事録で担保すべき要素 |
|---|---|---|
| 決定事項と次アクションの可視化 | 何が決まり、誰がいつまでに何をするかを明確にする | 決定事項、ToDo（担当・期限・依存関係） |
| 正確な情報共有 | 参加者・不参加者を含めた認識の統一 | 5W1H、発言者、根拠資料の参照 |
| 責任の所在の明確化 | 「言った／言わない」を防ぐ | 発言者、承認者、決裁レベル |
| 案件別の要点整理 | 並行案件でも要点を取り違えない | 案件タグ、議題別まとめ、添付紐づけ |
※議事録は場合によって対外的な証拠となるため、日時・場所・出席者は正確に記録してください。
議事録の種類
議事録には用途に応じた種類があります。会議の目的に合わせて形式を選ぶと、受け手にとって理解しやすくなります。
| 種類 | 用途 | 特徴 | 向くケース |
|---|---|---|---|
| アクション重視型（Action Minutes） | 実行管理 | 決定事項・ToDo中心で簡潔にまとめる | 定例会議、運用会議 |
| 決定記録型（Decision Log） | 意思決定の記録 | 決定とその根拠、影響範囲を明記 | プロジェクトレビュー |
| 詳細記録型（サマリ＋要旨） | 文脈保存 | 要点＋重要発言の要旨を残す | 要件定義や設計会議 |
| 逐語記録（トランスクリプト） | 精査や監査に対応 | ほぼ全発言を記録（後で要約する前提） | 契約交渉、法務が絡む会議（要承諾） |
注記：逐語記録は個人情報や機密を扱う可能性が高く、録音・公開の可否は事前に合意を得てください。
構成と必須項目
記載すべき基本要素
議事録にはヘッダー、本編、参照、フッターという基本ブロックがあります。各ブロックに必要な項目を揃えると、後から探しやすくなります。
| ブロック | 項目 | ポイント |
|---|---|---|
| ヘッダー | 会議名／日時／場所（URL）／参加者・欠席者（理由）／作成者 | 日付と時刻は開始・終了を記載、参加者は役職順で |
| 本文 | 議題／決定事項／ToDo／議論要旨 | まず結論→理由→補足（PREPを意識） |
| 参照 | 配布資料・添付（番号）／関連リンク | 本文に「参照：添付2-図1」のように明示する |
| フッター | 次回日程／保留事項／リスク・懸念／備考 | 保留項目は責任者と再確認期限を付ける |
ヘッダーは会議が証跡になる場面で特に重要です。出席者名は役職やチーム名を付けると、後の判断や承認フローが分かりやすくなります。
5W1Hを埋める
議事録は5W1Hを意識して書くと抜けが減ります。以下は設置場所の目安です。
| W/H | 例 | 議事録での置き場 |
|---|---|---|
| Who（誰が） | 田中PM、鈴木（営業） | 発言者、ToDoの担当 |
| When（いつ） | 4/30まで、毎週火曜 | ヘッダーの日時、ToDoの期限 |
| What（何を） | LP修正、見積提出 | 決定事項、ToDo |
| Why（なぜ） | CV低下対応、顧客要請 | 議論要旨の冒頭で説明 |
| Where（どこで） | A会議室、Zoom | ヘッダーの場所欄に記載 |
| How（どうやって） | 既存テンプレ改修、ABテスト | ToDoの実行方法や条件に明記 |
発言者の特定方法
発言者を明確にする方法はいくつかあります。社内向け・社外向けで表記ルールを変えると無難です。
| 方法 | 記載例 | メリット | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 氏名＋役職 | 佐藤（部長）: 〜 | 誰がどの権限で発言したかがわかる | 社外には敬称を付ける |
| イニシャル＋役職 | ST（Mgr）: 〜 | スペース節約になる | 索引表を最初に載せる |
| スピーカータグ | [PM][DevLead]: 〜 | 多人数でも整理しやすい | タグ定義を冒頭で明示する |
| オンライン表示名準拠 | Zoom名そのまま | 録画やログと照合しやすい | 入室名の統一ルールが必要 |
記載項目のサンプル
実際の記載例を示します。決定・ToDo・議論要旨・保留はそれぞれ短く要点を押さえて書くのがコツです。
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 決定事項 | 5月は広告費を20%増額（目的：新LP検証、効果測定は週次） |
| ToDo | 鈴木：見積改定案を4/12までに共有（テンプレは添付1） |
| 議論要旨 | CV低下の主因はモバイル離脱。仮説は表示速度と訴求ミスマッチ。 |
| 保留 | クリエイティブ案Bの法務確認（担当：法務・高橋、4/15再確認） |
過去の記録を手がかりにする
前回までの議事録から「保留・課題・未完ToDo」を抽出して冒頭に載せると、継続事項の抜けが減ります。テンプレや定型表現を組織内で標準化しておくと、作成時間が短縮できます。
配布資料・添付物の扱い
添付ファイルの管理は議事録の使いやすさに直結します。番号付けと本文からの参照を徹底しましょう。
| ルール | 実装例 | 効果 |
|---|---|---|
| 添付に番号を振る | 添付1_予算案2025Q2.xlsx | 後で引用しやすい |
| 図表はサブ番号 | 添付2 図1：流入別CVR | 本文から特定しやすい |
| 本文から参照 | 「詳細は添付2-図1参照」 | 欠席者にも親切 |
| 外部リンクは短縮表記 | [資料リンク]（社内共有ドライブ） | リンク切れ対策として置き場所を明記 |
添付フォルダは議事録名＋日時で管理すると関連ファイルを探す手間が減ります。
作成前の準備
会議の目的を明確にしておく
会議のゴールをひと言で定義すると、議事録の焦点がぶれません。「決定する」「方向性を確認する」「情報を共有する」などの分類をして、必要な決めごとリストを事前に用意しましょう。
事前情報の収集とアジェンダ把握
参加者の役割や前回の未完事項、関連KPI（予算・期限・件数など）を押さえておくと本番での読み替えが減ります。アジェンダごとに想定する結論フォーマット（例：予算なら「金額・期間・効果指標」）を先に決めると書きやすいです。
ひな形・フォーマットを整える
テンプレートを事前に作っておくと、会議中に書くべきポイントが定まります。
| 項目 | 推奨設定 |
|---|---|
| 文体 | だ・である調（簡潔に短文で）で統一 |
| 記号ルール | → 因果、☆ 決定、△ 保留、? 課題、@ ToDo |
| フォント/強調 | 見出し太字、決定事項は行頭に「【決定】」 |
| ドキュメント名 | 2025-04-10_定例営業戦略議事録_v1 |
事前にヘッダー欄を7割ほど埋めておくと、会議中の入力負荷が下がります。
会議中の記録術
要点を抽出するメモの取り方
会議中は「結論・数字・担当・期限・参照」の5つを中心にメモを取ると、後で議事録化する際の手戻りが少なくなります。発言は「結論→根拠→条件」で要約する癖を付けると読みやすくなります。
| 重点 | 具体策 |
|---|---|
| 結論先行 | 発言は「結論→根拠→条件」で要約する |
| 数字重視 | 金額・日付・数量・率は必ず確定して記録 |
| 担当と期限 | ToDoは「誰が・いつまで」を必ずセットにする |
| 参照痕跡 | 画面共有やホワイトボードは「撮る→添付予定」とメモを残す |
重要な数値やキーワードを落とさない
数値専用のメモ行や列を用意すると、混乱が少ないです。聞き取れなかった箇所は「（要確認）」と残し、会議終了前に確認する時間を設けましょう。
記号や省略表現を活用する
独自の記号を用いるとスピードが上がります。事前にチームでルールを決め、文書に注釈として残しておくと混乱しません。
| 記号 | 意味 | 使用例 |
|---|---|---|
| → | 因果・結論 | CVR低下→LP表示速度 |
| ☆ | 決定事項 | ☆ 5月は広告20%増 |
| △ | 保留 | △ クリエAは法務待ち |
| ? | 課題・不明点 | ? 既存案件との予算配分 |
| @ | ToDo | @佐藤：原稿修正 4/18 |
テキスト以外の情報（図表・ホワイトボード）も押さえる
ホワイトボードやスライドの重要箇所は写真で残し、キャプションを付けて添付します。撮影前には参加者の確認を取りましょう。
会議形態別の録音・録画の使い分け
録音や録画は取りこぼし防止に有効です。ただし録音・撮影の可否は会議前に必ず確認してください。
- オフライン：ボイスレコーダーで録音（後で裏取り）
- オンライン：会議ツールの録画機能を活用（画面共有も含め記録）
客観性を保つ
議事録は主観を避け、事実ベースで記述します。「良さそう」「多分」といった語は避け、検証計画やデータ参照に置き換えましょう。編集時には主観的表現を検索して除去する習慣を付けるといいです。
発言と結論・ToDoを切り分ける
決定事項やToDoを上段、議論要旨を下段に分けると読み手が迷わずに済みます。決定が後で変更された場合は旧決定を打ち消し線にして「更新」と明記し、版管理で差分が追えるようにします。
会議中はメモに徹し、後で整える
会議中に完璧を目指さず、要点と数字・担当・期限に集中します。会議終了直後の10〜15分で骨子化し、当日中または翌朝までに仕上げるのが理想です。
会議後の仕上げと共有
情報の取捨選択と構成の整理
仕上げでは重要度の高い順に並べ替えます。一般的には「決定・ToDo→保留→背景→参照」の順が読みやすいです。アジェンダごとに小見出しを付け、1議題を画面1枚分（およそ1スクリーン）に収めると読みやすさが向上します。
文章スタイルを統一する
「だ・である」調で端的にまとめ、1文はおおむね50字程度を目安にすると読みやすいです。敬体（ですます調）と常体（だ・である）を混在させないように注意してください。
補足説明を適度に加える
決定に至った理由や前提条件、制約がある場合は1〜2行で補足します。補足は本文直下に括弧書きか脚注としてまとめるのが便利です。
24時間以内の配信を目指す
会議の記憶が鮮明なうちに配信することで齟齬の修正が容易になります。目安として当日ドラフト、翌朝9時までに最終配信を心がけましょう。
上長・同席者への確認依頼
重要な決定や数値は会議主催者や主要発言者にピンポイントで確認を取ります。社外共有がある場合は社内承認プロセスを踏んでから配布してください。
| 対象 | 何を確認 | 推奨フロー |
|---|---|---|
| 会議主催者 | 決定の妥当性・承認者 | 下書き共有→主催者チェック→配信 |
| 主要発言者 | 数字・表現の正確性 | 該当箇所だけを確認してもらう |
| 社外共有前 | 守秘・表現 | 社内承認後に対外配布する |
添付資料の整理と紐づけ
添付フォルダは議事録名と日時で作成し、本文の各参照箇所に対応する番号を明示します。これで欠席者や後から見る人も資料にたどり着きやすくなります。
文章化のフレームとテンプレート活用
PREP法を使ったまとめ方
PREP法（結論→理由→具体例→結論再掲）は議事録での要約に向いています。特に決定事項を短く伝えたいときに有効です。
| 構成 | 内容 | 議事録への適用例 |
|---|---|---|
| P（結論） | 何を決めたか | 5月は広告費20%増とする |
| R（理由） | なぜか | CVR低下の主要因がLP速度で検証が必要 |
| E（例） | 具体的根拠 | 添付2-図1のモバイル離脱率 |
| P（結論再掲） | 再強調 | 効果測定は週次レビューで実施 |
PREPは結論が先に来るため、読み手の解釈負担を下げ、後からのトレースも容易になります。
議題に応じたフレームワークの選び方
議題に合わせてフレームワークを使い分けると、議論の整理がスムーズになります。必要に応じてフレームを選んでください。
| フレーム | 向く議題 | 使い方の要点 |
|---|---|---|
| FOCEP（Fact/Opinion/Cause/Evaluation/Plan） | 複合的な論点の整理 | 事実と意見を分離し、最後に計画を明示する |
| 空・雨・傘 | 判断が必要な事実認識 | 事実→解釈→行動の順で記録する |
| ピラミッドストラクチャー | 報告・共有 | 上位メッセージ→根拠の順で章立てする |
| ロジックツリー | 課題分解 | 漏れや重複を防いで要因を整理する |
| CREC（Conclusion/Reason/Evidence/Conclusion） | PREPの変形 | 結論に説得力を持たせる構成 |
テンプレート活用のポイント
テンプレートは入力順を固定すると効率的です。決定・ToDoを表形式にしておけば、そのまま進捗管理に流用できます。文書にはバージョン（v1→v2）と更新履歴を残しましょう。
迅速に仕上げる工夫とツール
すばやく作成するための心構え
速さを出すための心構えはシンプルです。会議前にできるだけ準備し、メモは「結論・数字・担当・期限・参照」に絞り、配信期限を自分で宣言してしまうと進みます（例：「本日18時までに配信」）。
録音・録画や文字起こしの活用
録音や録画は取りこぼしの防止に有効ですが、文字起こしは「裏取り」に限定して使うと効率的です。本文はメモをベースに起こすほうが速く、かつ読みやすい仕上がりになります。録音・録画の可否は事前に合意を取ることを忘れずに。
おすすめの支援ツール
ツール選びはチームの慣れや用途で決めてください。以下は代表的な例です。
| ツール | 特徴 | 向いている人/場面 |
|---|---|---|
| Stock（ノート型） | ノートとタスクのひも付け、画像・動画も一緒に保存、フォルダで整理 | チームで議事録とタスクを一元管理したい場合 |
| Dropbox Paper | 共同編集、テンプレート、カレンダー連携、タスクのリマインド機能 | 同時編集やファイル閲覧をよく使うチーム |
| Texter（音声→テキスト） | 長時間録音に対応（無制限は有料プラン）＋音声認識で文字起こし、PDF/画像のテキスト化にも対応 | 長時間会議の裏取りや資料の文字起こしが多い場合 |
ツールは「慣れ」と「運用ルール」が重要です。導入時にテンプレートと使い方を共有しておきましょう。
よくあるつまずきと対処法
よくある不備のパターン
議事録でよくある問題と改善策を挙げます。決定やToDoが抜けると議事録の価値が下がるので注意しましょう。
| 症状 | 例 | 改善策 |
|---|---|---|
| 内容が薄い・抜けが多い | 決定が書かれていない | 決定・ToDoの表を冒頭に固定する |
| 5W1Hの欠落 | 期限や担当が不明 | ToDo行は担当・期限を必須項目にする |
| 単なる逐語記録 | 会話が延々と続く | 要旨化＋PREPで再構成、詳細は添付に回す |
注意したいポイント
要点を押さえて簡潔にまとめることが大切です。1議題はA4 1/3〜1枚が目安。余談は切り捨て、意思決定と根拠に集中してください。見出し・箇条書き・表を効果的に使い、決定文は【決定】で始めるなど視認性を高めましょう。
迷いやすいルール
敬称の扱いや誤りの対応方法など、運用ルールを決めておくと混乱が少なくなります。
- 敬称は：社内のみなら略して良いが「（敬称略）」を冒頭に明記する。社外が含まれる場合は敬称・役職を付ける。
- 誤りに気づいた場合：
- 作成中は即修正する。
- 共有後は軽微な誤字は次版で修正、重要な決定や数字の誤りは同席者の承認を得て再配布する。
- 公的提出が必要な議事録は訂正箇所が分かるように版管理と注記を行う。
作成スピードを上げたい場合は、テンプレを会議前に7割埋め、記号ルールやショートカットを徹底してください。
例で学ぶ：サンプルとNG例
参考テンプレート（文例）
以下はそのままコピーして使える実例です。ヘッダーから添付まで最低限の要素が入っています。
| セクション | 記入例 |
|---|---|
| 会議名 | 2025年4月度 マーケ定例 |
| 日時/場所 | 2025/04/10 10:00–11:00 / 会議室A（Zoom） |
| 参加者 | 佐藤（部長）、田中（PM）、鈴木（営業）ほか（敬称略） |
| 欠席者（理由） | 山本（出張のため） |
| 目的 | 5月施策の方針決定と予算配分 |
| 決定事項 | 【決定1】5月広告費を20%増額しLP改修を同時実施 |
| ToDo | @鈴木：見積改定案 4/12／@田中：LP要件定義 4/15 |
| 議論要旨 | CVR低下要因はモバイル離脱（参照：添付2-図1） |
| 保留 | クリエBの法務確認（担当：高橋、4/15まで） |
| 次回 | 4/17 10:00（アジェンダ：LP案レビュー） |
| 添付 | 添付1_見積草案、添付2_CVR分析 |
| 備考 | 本議事録は証跡になり得るため、日時・場所・出席者は正確に記録すること |
テキスト版の雛形（コピーして使える）
- 会議名：
- 日時/場所：
- 参加者（敬称略）：
- 欠席者（理由）：
- 目的：
- 【決定】：
- ToDo（担当/期限/条件）：
- 議論要旨（結論→理由→根拠）：
- 保留/課題（担当/再確認日）：
- 次回：
- 添付/参照：
- 備考：
うまく書けたパターン
良い例は結論が先に来て、数字・根拠・担当・期限が揃っています。読み手が即行動できる形が理想です。
改善が必要な書き方
以下のような曖昧な表現や逐語の書き起こしは避け、明確な数値や検証計画に置き換えましょう。
| 悪い例 | 問題点 | 修正の方向 |
|---|---|---|
| 「広告増やす感じで」 | あいまい表現で実行に移せない | パーセンテージ・期間を明確にする |
| 「多分LPが悪い」 | 主観的で検証ができない | データ参照と検証計画を明記する |
| 会話書き起こしのみ | 冗長で結論が分かりにくい | PREPで要約し、詳細は添付へ移す |
実務で活かすためのチェックリスト
開始前チェック
- 会議の目的と決めるべき項目が明確か
- 前回の未了ToDoを抽出済みか
- テンプレを準備し、ヘッダー・議題・記号ルールがセットされているか
- 録音・撮影の可否を確認済みか
- 添付想定のフォルダを作成しているか
会議中チェック
- 結論・数字・担当・期限・参照の5点は記録できているか
- 不明点は「要確認」として旗立てし、終了前に回収したか
- 決定・保留・ToDoにラベル（☆/△/@）を付けているか
- 重要図表は撮影・添付メモを残したか
会議後チェック
- 決定・ToDoを冒頭に置き、PREPで要旨化したか
- 表記ルール（敬体/常体、敬称略の明記など）は統一されているか
- 参照リンク・添付番号の整合性は取れているか
- 日時・場所・出席者の正確性を再確認したか
- 主要発言者・主催者へのピンポイント確認を行ったか
- 24時間以内に配信し、更新履歴を残したか
- 修正方針（軽微修正の扱い、重要修正の再配布）は明確か
おわりに
議事録は書き手のセンスだけでなく、「型」と「運用」の積み重ねで上達します。5W1HとPREP、決定・ToDoの先出し、記号ルール、添付参照、24時間以内の配信──これらの基本を徹底するだけで、会議の前進速度は確実に上がります。まずはテンプレートを整え、次回は「結論・数字・担当・期限・参照」の5点を必ず押さえてみてください。繰り返すほどに、精度とスピードが自然に上がっていきます。
