インタビュー企業様の紹介
宮崎大学様は、宮崎県に本部を置く国立大学法人で、地域に根ざした教育・研究活動を推進しています。
教育・研究現場の円滑な運営に向けて、IT活用による業務改善も進められています。
| 会社名 | 国立大学法人 宮崎大学 |
| 業種 | 教育・研究機関 |
| 導入サービス | SecureMemo |
| 主な利用用途 | 学内の定例会議、研修、打ち合わせ等における音声の文字起こしおよび議事録作成 |
| ご担当者様 | 情報基盤センター 事務システム係長 稲丸 貴志 様 事務システム係 技術職員 根井 俊輔 様 |
インタビュー詳細
導入の背景と選定理由
Q. 導入を検討された背景を教えてください。
学内では定例会議や研修など、記録が求められるシーンが多く、従来は音声を再生しながら手作業で文字起こしを行っており、会議時間の数倍に及ぶ作業時間が発生していました。特に教授会のような意見が多く交わされる会議では、記録作成に数日を要することもありました。
このような状況を改善し、事務全体で発生する文字起こし業務の負担軽減を目指して、AI文字起こしツールの導入を検討しました。
Q. SecureMemoを選定された決め手は何でしたか？
クラウド型のサービスが多い中で、SecureMemoはオンプレミス運用が可能であり、個人情報を取り扱う人事関連の会議でも安心して利用できる点が大きな魅力でした。また、音声認識の精度が高く、予算感にも合致していたことから、導入を決定しました。
Web上のニュースを通じてSecureMemoを知り、他のツールとも比較検討を行いましたが、セキュリティと精度のバランスが最も取れていると感じました。
利用シーンと運用体制
Q. どのような場面でご利用されていますか？
定例会議や教授会、研修動画の文字起こし、打ち合わせ記録の作成など、さまざまなシーンで活用しています。
利用頻度は部署によって異なりますが、月に4〜5回ほど活用されている部署もあります。
Q. どの部署が中心となって活用していますか？
各部署の総務・庶務系の担当者が主に利用しています。
Q. 導入ハードルはいかがでしたか？
PC操作に不慣れな職員でも2回ほどで慣れるケースが多く、直感的なUIにより導入のハードルは低いと感じました。
Q. 文字起こし後のデータはどのように使われていますか？
議事録としての共有が主な活用方法ですが、一部では要点抽出や報告資料作成のベースとしても使われています。
テキストデータの再編集がしやすく、活用の幅が広がっています。
導入後の効果について
Q: 導入後、どのような効果を実感されていますか？
従来の作業に比べ、文字起こし作業にかかる時間が概ね2/3～1/2に短縮され、ケースによっては1/3程度にまで削減された事例もありました。導入時に掲げていた「業務効率化＝人件費コスト削減」の目標に対して、十分な効果を実感しています。
また、以前は音声の一部のみを文字起こししていた部署においても、音声全体の文字起こしを行う運用に変化したケースがあり、記録情報の網羅性や品質向上にもつながっています。
特に効果があったと感じる場面はありますか？
何を発言したかが重要な会議体や、自由な意見交換が中心となるフリーディスカッション型の会議で特に効果を実感しています。
発言内容の抜け漏れなく文字として残せるようになったことで、会議の振り返りや情報共有の正確性が高まりました。
今後の活用と広がりについて
今後の活用の展望について教えてください。
Teamsなどを活用したハイブリッド会議への対応も進めており、リアルタイムでの文字起こしにもチャレンジしています。今後は、例えば窓口対応で来訪した留学生の相談内容をリアルタイムで記録・翻訳するなど、新しい活用シーンも想定しています。
他部署からの反応はいかがですか？
既に利用している部署では高評価を得ており、「ゼロから文字起こしするより、AIで生成されたテキストを確認・修正する方が断然楽」といった声も寄せられています。また、看護部門など一部の部署からも「使ってみたい」といった関心の声が上がっています。
貴重なお時間をくださりありがとうございました！
※本記事の内容はインタビュー実施時点の情報に基づきます。
記事化にあたり一部編集・要約を行っておりますが、回答者のご確認を得た上で掲載しております。
